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転職バイブル内定辞退はメールでもOK!マナーを守って失礼のない断りを入れる秘訣とは

就職活動は大変で、内定をもらうまでの不安感と焦りは大きなプレッシャーです。ですから普通は複数の会社に応募します。その結果、複数社から内定が出ることもありますから、そうした場合には就職を決めた一社を除いて他の会社には内定辞退を伝えなければなりません。内定辞退をメールで報告しようとする場合、社会人としての礼儀をわきまえたタイミングや方法などを、具体例を交えて紹介します。

1.メールによる内定辞退のメリット


内定辞退を報告する方法としてメールを利用するケースが一般的になってきています。

一方で、メールでの報告は失礼だという声が聞こえないわけではありません。

しかし、冷静に考えてみればメールでの内定辞退そのものは失礼な方法ではないと言えるでしょう。

それが失礼になるのはメールを出すタイミングやメールの内容によるケースが多いのです。

きちんとしたメールでの内定辞退は、自分にとってはもちろん、受け取る企業側にとっても複数のメリットがあるのです。

細かく見て行きましょう。



1-1.企業側にとってのメリット


メールで内定辞退をするなんて失礼だと考える人も中にはいるでしょう。

では、どのような方法で辞退するのが失礼ではないかと問われればどうでしょうか。

仮に電話してアポを取り、会社に訪問して辞退を伝えたとしたら、失礼ではないと言われるかも知れません。

しかし、電話にせよ訪問にせよ、採用担当者の時間を拘束してしまいます。

忙しいビジネス社会において、相手の時間を無駄に取ってしまうことこそが失礼と考えられる可能性は高いでしょう。


その点、メールにはそうしたデメリットが付きまとわないのです。

メールで内定辞退を報告すれば、受け取った人はそれを関係する人に転送すれば事足りますし、書面に起こす際にもコピペで処理できますから無駄な工数が発生しません。

なにより、メールは受け取った時にすぐ読めなくても、空き時間に読んで処理できますから、企業の担当者に無駄な時間を使わせないという意味で企業側のメリットになると言えるのです。



1-2.自分にとってのメリット


内定辞退をメールで伝える場合、自分にもメリットがあります。

まず、電話や訪問では緊張して思うように話せないと言うことが解消できるでしょう。

緊張で本来伝えなくてはいけないことが全部話せなかったということも起こりません。

用件を整理して送ることができるのがメールの強みです。

もちろん言葉遣いについても事前にチェックできますし、要点を押さえた簡潔な文章になっているかということも事前に確認できます。

そして、何度でも推敲できますから、内定を出してもらったことに対する感謝と、辞退することになったお詫びの両方を丁寧に織り込めます。


メールは記録として残りますから、後でどの企業に内定辞退を報告したのかの確認もできますので、報告漏れをふせぐという効果もあるのです。



2.押さえておきたい内定辞退のポイント


企業の立場で見れば、せっかく期待できる応募者に内定を出したのに、それを辞退されたのでは嬉しくないでしょう。

一方で、企業から見た場合の募集活動という物が持つ宿命のようなところも否定できません。

ですから、内定を出してくれた企業に対してそれ以上の迷惑をかけないような形で内定辞退を伝えるのが、社会人として最低のマナーであると言えるのです。

ここでは、それが具体的にどういう形になるのが良いかを見て行きます。



2-1.内定辞退を決めたらなるべく早く伝える


内定を辞退することに決めたら、他の何よりも時間を優先して企業に連絡しましょう。

たくさんの丁寧な言葉より、少しでも早く伝えることのほうが企業や採用担当者にとってはありがたいのです。

もちろん失礼な言葉や紋切り型の表現ではいけません。それでも早く伝えるという姿勢は優先されると思って下さい。

内定を辞退すればその分採用予定者が減りますから、企業はそれを補充する必要があります。

そしてそれには時間が必要になるのです。早い段階で連絡すれば、次の候補者に連絡もしやすいですし、次の候補者に辞退される可能性も低くなるでしょう。


一方、入社日が近づいてから辞退を申し出られると、企業側は時間的にも金銭的にも負担を強いられることになります。

内々定段階や内定承諾書にサインする前の段階での辞退であれば、時間にも余裕がありますから企業側としても、事前に想定された辞退者の範疇ということで簡単に処理できるでしょう。

もちろん時間的に余裕のあるタイミングでの辞退は企業に迷惑になりにくいということから、辞退する側にとっても辞退を報告する精神的な負担が少なくなることが期待できます。


特に転職・中途採用の場合、新卒採用に比べて内定時期から入社時期までの時間が短いことが多いです。

そのことをしっかり頭に置いて下さい。

新卒でも内定通知から一週間以内と言うのが一般的ですから、中途採用の場合はもっと早くと意識しておくのが良いです。



2-2.電話を先に入れておくとベター


先にお話したとおり、電話というのは相手の時間を取ってしまうことから、メールで処理したほうが良いというビジネス感覚は存在します。

しかし、企業によっては電話を使いたがるところも少なくありません。

就職活動中に電話連絡をよく入れてきた企業はそうした傾向があるかも知れませんので、特にそうした企業に辞退を申し出るときはまず電話で一報を入れましょう。

その上で、丁寧な内容の内定辞退メールを送ると漏れが避けられるので好ましいです。

人にもよりますが、自分の声で辞退を伝えるほうが誠意があると感じてもらえることも少なくありません。


電話による内定辞退の申し出は、企業の担当者に自分の意志が伝わる最短の方法と言えます。

メールの場合、担当者が見落としてしまうという危険性がわずかながら存在します。

それを防ぐ意味でも事前の電話は有効です。



2-3.決して悪印象を残さないこと


電話にせよメールにせよ、内定辞退を伝える時に企業担当者に悪印象を残してはいけません。

辞退するのだからもう関係の無くなる人だなどと考えるのは、社会人として持ってはいけない考え方なのです。

辞退を伝える際に電話ではしどろもどろになってしまって、うまく伝える自信がないという場合には、まずメールを書いてみましょう。

その際に注意することがあります。第一に辞退の原因は全て自分にあり、企業側には責任がないというスタンスを取ることです。

例えば「自分の適性を考えた結果」とか「他の希望職種に採用された」など、自分の都合で辞退するということを明確に示します。


あるいは、家庭の都合などですぐに入社できなくなったと言った理由がある場合には、そのことをしっかり伝えておくことで、辞退の報告が好ましいものであった場合、後日声をかけてもらえるかも知れません。

メールが完成したら何度も読み返して問題がないとなったら、送信前のメールを開いた状態でそれを見ながら企業の採用担当者に電話をかけ、その内容に沿って内定辞退を伝えると良いでしょう。

そうすることで挨拶や重要事項の伝え忘れも防げます。

もし採用担当者に電話がつながらなかった場合は、その旨をメールに追記して先にメールを送ると良いです。


そして後から採用担当者に再度電話して、メールで報告したとおり辞退すると言う旨を伝えれば、メールを見落とされることも防げます。



3.内定辞退メールを作成してみよう


それでは内定辞退のメールを実際に作成してみましょう。

まず注意点を示した後、例文を紹介します。

この流れに沿っておけば内定辞退メールを簡単に作成できるでしょう。



3-1.作成にあたっての注意点


メールは件名だけがリストとして表示されることが多いです。

ですので、件名だけを見れば内定辞退のメールであることが分かるようにしておきましょう。

そうすることで採用担当者が優先度の高いメールだと判断できますから、見落としを防げます。

【内定辞退のご連絡】とか【内定辞退のご報告】などにするのが好ましいです。

例のように隅付き括弧でくくると目立ちやすくなります。

本文については、まず辞退するという結論から述べて下さい。

お詫びの言葉はその後に丁寧に書きます。お詫びが先に来てしまうと内容がぼやけるのでよくありません。

また、最初に書くあいさつ文は簡潔にしておきましょう。


流れとしては、あいさつ文・内定通知に対するお礼・内定辞退の報告(意思・理由)・面接のお礼・辞退することに対するお詫び・メールで報告する場合はそのお詫び(先に電話してあった場合はその旨)・結びの文章となります。

誤字脱字があってはいけません。特に相手の企業名・部署名・(必要であれば役職名)・担当者名に間違いがあるととても失礼なので、何度も確認しておきましょう。



3-2.参考にできるメールの具体例


件名:【内定辞退のご報告】

本文:


〇〇株式会社人事部採用担当

□□□□(名前はフルネーム)様


先日内定のご連絡を頂きました△△△△(フルネーム)です。

このたびは、採用内定の通知を頂き誠にありがとうございました。

このようにありがたいお知らせを頂きながら誠に恐縮ですが、自分の適性に鑑み貴社の内定を辞退させて頂きたくご報告申し上げます。


書類審査や面接に貴重なお時間を割いて頂き、ご期待を頂いていたにもかかわらず、こうしたご報告をすることになりましたことを心よりお詫び申し上げます。


お電話を差し上げましたがご多忙のようでしたので、まずはメールでのご報告になることをご容赦下さい。後日、改めてお電話を差し上げます。


末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。


署名:フルネームと連絡先



内定辞退はスピードと誠意が何より大切


メールや電話など報告の方法に関わらず、内定辞退は可能な限り早く、誠意をもって丁寧に行うことが大切です。

メールでの辞退は必ずしも失礼には当たりません。大切なのは真摯な態度とスピーディな連絡なのです。

文章を書くのが苦手な人は例文を参考にして下さい。たくさん書く必要はありません。

簡潔かつ礼儀正しい文章で辞退すればOKです。

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