1.内定通知書とは

内定通知書とは、企業が採用を決定した時に応募者に送付される通知書です。

ここでは、内定通知書には具体的にどのような役割や効果があるのか、またほかの通知書との違いはどのような点があるのかなどを具体的に説明します。

1-1.内定通知書の内容と役割

内定通知書は企業が応募者に対して採用の決定を通知する書類で、正式には採用内定通知書と呼ばれています。

簡単に言うと、採用通知の書類となるでしょう。

内定という言葉から仮の決定という印象を受けますが、法的には本採用と同じ労働契約の一種として扱われ、法的な効力もあります。

内定通知書には、入社日や入社日までに用意しておく書類、内定取消事由などが記載されています。

内定取消事由にはそれぞれの企業が設定する条件が記載されており、満たしていない場合は内定が取り消され入社できなくなってしまいます。

学校の卒業や免許の取得など、面接時に提示された約束事などがあれば条件を満たし、内定取消事由に抵触しないようにしましょう。

1-2.採用通知書との違い

内定通知書と採用通知書は響きが似ており一見同じもののように感じますが、役割は少し異なります。

まず、内定通知書は企業が応募者に対して採用をオファーする通知で、応募者が内定を承諾した時点で雇用契約が成立します。

そのため、内定通知書が送付された後は、内定取消事由に抵触するなど採用が決定された時点で予測不能な事態が発覚しない限り、企業は一方的な解約はできません。

一方、採用通知書は単に選考に合格したことを通知するための書類であり、法的な効力はありません。

しかし、採用通知書の企業の扱い方は様々で、採用通知書を内定通知書として扱っている企業もあれば、採用通知と内定通知を1枚にまとめて送付する企業もあります。

どのような意味合いを持つのかは状況によって異なるため、記載されている内容を見て判断するのが良いでしょう。

2.内定通知書を受け取った後にすること

内定通知書を受け取ったら、承諾するのか辞退するのかの意思決定をしなければなりません。

承諾する場合、辞退する場合では行う手続きが異なります。

ここでは、それぞれの場合に何をしなければならないかについて解説します。

2-1.内定承諾の意志がある場合

送付された内定通知書には、内定承諾書と労働条件通知書も同封されているのが一般的です。

内定承諾の意思がある場合は、まず労働条件通知書の内容を確認しましょう。

健康上の理由や犯罪行為、経営上のやむを得ない理由など、内定を取り消す条件となる内定取消事由が記載されており、異議を申し立てないことに同意しなければなりません。

また、労働条件においても労働時間や賃金、給料などが就活中に聞いた条件と同じであるか確認する必要もあります。

全ての内容に同意できれば、内定承諾書に署名捺印して企業に返送します。

内定承諾書には返送期限が決められていますが、期限に関わらず1週間以内に返送するのがマナーです。

ただし、内定承諾書を返送すると入社を誓約したこととなり法的な拘束力も生まれるため、意思が固まってから送付するのが原則となります。

返事を待ってもらいたいときは、理由を説明して企業に許可をもらい、じっくり考えたのち期限内に返送するようにしましょう。

2-2.内定を辞退する場合

内定を辞退する場合は、速やかに企業に連絡を入れるのがマナーとなります。

内定承諾の時と同様に、内定通知をもらってから1週間以内に行うのが目安です。

誠意をもって直接内定辞退を伝えるためにも、まずは電話を入れて、その後改めてメールで内定辞退をお詫びするのが適切な対応です。

忙しい時間を避けて電話し、適性が合わないなど辞退の理由を簡潔に伝えるようにします。

実際にやむを得ない理由がある場合はその事情を説明し、待遇への不満など企業側を非難するような理由は避けましょう。

内定を受けたことへの感謝と、辞退することへの謝罪をしっかり伝えることが大切です。

メールでの内定辞退の連絡においても、基本的には電話と同様に簡潔な内容にまとめます。

だらだらと長文で辞退の理由を書き連ねるのではなく、内定を受けたことへの感謝と辞退することへの謝罪をメインに伝えるようにしましょう。

2-3.内定承諾書を返送する際のポイント

内定承諾書やその他の契約書類を返送する際は、添え状を入れるのがビジネスマナーです。

日付、宛名、差出人情報、頭語、結語、本文、送付書類の内容と部数を明記するのが定型となっており、ビジネス書類においての表紙の役割を果たします。

企業によっては返信用封筒が同封されていることもありますが、ない場合は自分で用意しましょう。

宛名を書く時のポイントは、部署や複数人宛てに送る場合は「御中」、担当者個人宛てに送る場合は「様」とします。

また、自分の名前についている「様」を二重線で消すことも忘れないようにしましょう。

そして、万が一雨に濡れても大丈夫なように、書類はすべてクリアファイルに入れておくと安心です。

3.内定通知書に関するトラブル

内定通知書の発行や送付に関しては、全ての企業が同じ手順を踏むわけではありません。

また、手続の最中に思わぬトラブルが起こり、対応に困ってしまうこともあるでしょう。

ここでは、内定通知書に関してよく聞かれるトラブルの解決法についてまとめています。

3-1.内定通知書が送られてこない

内定通知書は必ず発行しなければならないという法的義務を伴うわけではないので、発行しない企業もあります。

また、内定から入社まである程度の期間がある新卒者とは異なり、内定してすぐに入社することの多い転職者には内定通知書が発行されないこともあります。

内定通知書の発行時期や内容についてはそれぞれの企業により異なりますが、企業が指定した期日になっても内定通知書が送付されない場合は企業に連絡を取って確認する必要があります。

内定通知書ではなく口頭で内定を伝えられることもありますが、内定通知書を発行してもらえるか確認してみるとよいでしょう。

後でトラブルが生じた時のためにも、労働条件についてはメールや書類など目に見える形で残しておくことが大切です。

3-2.内定通知書を紛失した

内定通知書は大切な書類であるため紛失しないように大切に保管するのが基本ですが、不注意で捨ててしまったり、他の書類に紛れて紛失してしまったりすることもあるでしょう。

絶体絶命のように感じてしまいますが、内定通知書は企業に提出する書類ではないため、紛失しても特に不都合はありません。

企業に送付する内定承諾書を紛失するのは大問題ですが、内定通知書を紛失したからといって内定が取り消される心配もまずありません。

ただ、一方的に内定が取り消されるなど理不尽な対応をされた場合に内定通知書が必要となることがあります。

そのため、紛失したことを謝罪して再発行してもらうのが無難です。

入社前から重要な書類を紛失するそそっかしい人間というレッテルを貼られてしまう恐れもあるため、紛失しないようにきちんと保管するよう心掛けましょう。

内定通知書はしっかり内容を確認して速やかに意思を決めよう！

内定通知書は、企業が採用を内定したことを応募者に伝える重要な書類です。

本採用と同等の意味合いを持ち法的な効力もあります。

また、正当な理由なく内定が取り消された時に役立つ書類でもあるため大切に保管する必要があります。

内定通知書を受け取ったら、労働条件などを確認してなるべく早く意思を固め返送するようにしましょう。